ppt常用小技巧

有容乃大

使用PowerPoint进行办公，是现代办公中的一项基本技能，我们要制作出漂亮的演示效果，必须具备一定的ppt使用技巧。

1.更改样式检查

在演示文稿中进行样式检查时，PowerPoint会在标点符号、大写和文本的可视元素等方面检查一致性。
但有时，可能需要对这些作一些设置：选择“工具”→“选项”，再在弹出对话框中使用“拼写检查和样式”选项卡。再在“样式”之下，选中“样式检查”复选框，再单击“样式选项”。
接下来，就可以在“样式选项”对话框中进行自由设置：在“大小写与句尾标点”选项卡上，选中要检查其样式的任何复选框，然后单击复选框旁边的列表来指定样式检查的类型；在“视觉清晰度”选项卡上，选择要更改的可视样式检查，然后在列表框或旋转中选择一个新编号。如果你希望还原到默认设置，请单击“默认”。
　　选择庄重/轻快字体：如果你的观众属于保守型的，或要呈现的内容较严肃，建议选择Times New Roman 字体；对于一些轻快消息，可以选择“活泼的”字体，如Comic Sans MS字体。
　　注意一致性：由于Windows上的字体很多，而且各有各的特点，因此保持字体的一致性就显得很重要。如果字体变化过于频繁，则可能向观众表达的消息会不一致。在同一演示文稿中使用的字体最好不要超过三种或四种。
　　使用较强对比
　　字体颜色与背景之间应有较强的对比以确保可读性。
　　仅在强调时才用粗体和斜体
　　记住，仅仅在强调时才需使用粗体和斜体，但过多使用则会降低其效果。
　　使用适当联机查看字体
　　当设计为联机幻灯片查看时，请使用适合联机查看的字体。Verdana、Tahoma 和 Bookman等字体都是专门为联机查看设计的。而且字体 Arial 和 Times New Roman 也是不错的。
　　字体选择技巧：Sans Serif 字体(例如 Arial 和 Verdana)则更清晰一些，一般宜用作文件标题和正文标题。而Serif 字体(例如 Times New Roman 和 Bookman)适合于大段的文本，可方便阅读。

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有容乃大 发表于 10.10.2011 20:19
44.如何使用动画效果　　
采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息 ...

有容乃大

44.如何使用动画效果　　
采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息演示流程并重点突出最关键的数据。
动画效果通常有两种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果。不过你应该记住一条原则，那就是动画效果不能用得太多，而应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。　　
如果你想对一张或几张幻灯片使用动画效果，就从菜单中选择“幻灯片放映”　“动画方案”。你可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果，如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。　　
如果想对某个幻灯片对象应用动画效果，就选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”、“自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项，它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果，就点击“确定”按钮关闭该对话框。　　
重复这些步骤直到所有你想要使用动画的幻灯片对象都获得满意的动画效果。当你这样做的时候，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。
45.绘制路径　　
PowerPoint中还提供了一种相当精彩的动画功能，它允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线，这在PowerPoint中被称为“动作路径”。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常有趣的效果。例如，你可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点。
为了方便你进行设计，PowerPoint中包含了相当多的预定义动作路径。如果想要指定一条动作路径，选中某个对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映”、“自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格中点击“添加效果”按钮。在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径，比如“对角线向右上”或者“对角线向右下”。如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果”复选框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮。　　

PowerPoint也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”、“动作路径”、“绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。　　
在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记，用来显示其动画顺序（如图2所示）。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）。你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）。
46.增加更多可取消操作数。
所有的Office用户都知道“编辑”、“撤销”命令（Ctrl-Z）能够撤销最后一步操作。如果点击“撤销”图标旁边的下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作以回到早先的工作状态。在默认情况下PowerPoint最多允许你撤销20次操作，但实际上你可以把这个上限提高到150次。
选择“工具”　“选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出。需要注意的是，当你增加PowerPoint的最多可取消操作数时，它所占用的PC内存也会随之增加。　

有容乃大

42.制作图片册目录
　　为便于检索，还须制作一张图片册的目录，播放时可由此选择需要观看的内容，具体方法如下：
　　1.按“新幻灯片”按钮加入一张空白页。
　　2.单击“文本框”按钮逐行加入各张图片的名称。
　　3.选中第一类图片名称的文字，然后单击菜单栏“幻灯片放映/动作设置”项，在弹出的“动作设置”窗口中执行如下操作：选“单击鼠标”标签，点中“超级链接到”选项，打开下拉列表，选中第一张图片所在的幻灯片，按“确定”按钮。
　　4.按同样方法，依次设定好其他目录内容与相应图片类的链接。
　　在你没有插入图片到幻灯片中的时候，你可以把这一页空起来，在你插入图片以后再来编辑这一页。
43.制作图片册内容
　　封面目录制作好之后，当然我们要做的是将选好的各张图片依此加入到图片册中，形成图片册的主体，不然的话我们的“影集”岂不是空有其名吗？其方法是：
　　1.单击菜单栏中的“插入/新幻灯片”或工具栏中相应按钮，加入一张空白幻灯片。
　　2.单击菜单栏“插入/图片/来自文件”，插入图片册中第一张图片，并调整图片大小。如果需要对图片的亮度、对比度等进行调整，可以调出“图片”工具栏，利用其中提供的工具即可进行。
　　3.用制作封面的同样方法，改变图片所在页的背景颜色，加入图形修饰和图片文字说明等，甚至你可以插入同样的画面，然后将此图片缩小并放置在角落，这样就有了画中画的效果了。当然，其他的效果只能根据你的创意而为之了。
　　4.重复上述1～3步，依次制作好其余各张图片页的内容及文字说明。直到你的图片完全的放到你的演示稿中为止。
　　这样，一本漂亮的个人图片册就做好了，你只需单击“幻灯片放映”按钮就可慢慢享受美妙的图画了。但是这样的演示文档你会满意吗？如果你还想进一步的优化它，接下来的就是给它一个完美的结束标识了。
　　四、制作结束标识
　　1.在“插入/新幻灯片”中选择“空白”格式的幻灯片，单击“确定”。
　　2.在“插入/图片/来自文件”选择框中选择已设计好背景图片的文件名，单击“插入”按钮。这时选择好的背景图片就出现在幻灯片上了。
　　3.调整好图片的大小，是图片刚好铺满整个空画面。选定图片框，在“编辑”菜单中选择“复制”，将图片放入剪切板中，我们后面的操作将反复使用到这幅图片。
　　4.用图片上的“裁剪”工具保留图片下部的一小部分，将保护的图片移出幻灯片外。(为方便后面的操作) 5.单击“编辑”菜单，选择“粘贴”，以下操作同第4条，保留图片的上部图片。这些图片将制约着滚动屏幕的出现和隐去区间。
　　6.选种最初放置的背景图，在屏幕下面的“绘图”菜单中选择“叠放次序”，单击“置于底层”，或右击鼠标，在弹出的对话框中进行如上操作。此时，幻灯片上有了三幅图片：完整的背景图，上部图片和下部图片。
　　7.首先将完整的背景图在幻灯片上放好，然后将上部图片和下部图片在背景图片上拼放好，注意要看上去就好像是一幅完整的图似的。
　　8.单击“插入/文本框/文本框”，在文本框中输入要演示的文本。
　　9.先将文本框在“叠放次序”中“置于底层”，然后再将文本框“上移一层”。
　　10.决定文本框的动画方式：单击“幻灯片放映”，选择“自定义动画”，在动画效果中选择“从下部缓慢移入”，单击“确定”。
　　11.在放置文本框时，要注意将文本框的框底线放在背景图片的上部，如文本内容较长，尽管从幻灯片的上部伸出，多长都没有关系。
　　12.现在就可以按一下“幻灯片放映”的快捷键，看一看刚才制作的字幕如何，可以的话，就设置文本的字型、字号、颜色及动画的循环放映和配音等内容。
　　这样我们的工作就完成了，如果还满意的话，就将作好的幻灯片打包，方法是：选中“文件/打包”按照提示完成幻灯片的播放，它将用于在其他的机器上播放你的工作。

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41.如何利用PowerPoint制作互动式图片
相信每一个电脑爱好者都有一些自己喜爱的图片，不论是自己的偶像，还是一些风景画，都要作一些收藏，不知你有没有想过，动手制作一个有个人风格的互动式的图片集？　　
我们以制作一个明星的写真集为例：
首先在制作之前，我们得好好的规划我们手头的图片，也许你的手头有好几个明星的图片，那么我们有必要把他们进行整理，在制作幻灯片的时候我们应该尽量的将他们放在相同的索引之下，这样才利于我们以后进行浏览。
字幕式片头制作(图)
    电影和电视剧中，制作者们喜欢挑选片中精彩镜头放在片头，在屏幕上拉动出现，起到吸引观众的目的；片尾则通常用移动字幕的形式给出演员、制作者等的姓名及相关资料。
　　其实，我们在用PowerPoint制作演示文稿时，利用好它的动画设置，也可以制作出字幕式片头片尾来。
　　以拉动式片头的制作为例：
　　1、准备好用于制作拉动式动态片头的图片，并用图像处理软件进行适当的修饰。
　　2、启动PowerPoint2002，打开需要制作这种片头的演示文稿，选中第一张幻灯片，执行“插入→新幻灯片”命令(直接按“Enter”键或按“Ctrl+M”组合键)，插入一张空白的幻灯片，用于制作这种片头。
　　3、在上述空白幻灯片中，执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框定位到图片所在的文件夹，选中第一张图片后，按“插入”按钮将图片插入到幻灯片中。
    4、选中上述插入的图片，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定义动画片”任务窗格。单击“添加效果”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，展开“进入”下面的级联菜单，选中其中的“其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框，再选中其中的“缓慢进入”选项，“确定”返回。
5、按“任务窗格”中“方向”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“自右侧”选项；再按“速度”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“非常慢”选项。
　　6、调整图片至合适大小，并将其定位到“工作区”左侧边缘外。
7、重复上述3—6步的操作，将第二张图片插入其中,并完成相应的设置。
　　8、在“任务窗格”中双击第二张图片的动画设置选项，打开“缓慢进入”对话框，切换到“计时”标签下，按“开始”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“之后”选项，并将下面的“延迟”选项设置为“0”。
注意：具体延迟时间，请根据实际需要设置。

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39. 设置循环播放
　　循环播放演示文稿不但可以免去重复播放时的操作，而且很吸引参观者，在一些展览会上常常可以见到。其实现方法为：
　　a右击Ppview32.exe快捷方式，选择"属性"菜单项；
　　b单击"快捷方式"选项卡；
　　c在"目标"文本框中加入开关及需要播放的演示文稿，如：E；PPVIEW32.EXE /l /a、c:llkk.ppt（开关间以空格相隔）。
　　d确定。
　　现在，当双击Ppview32.exe的快捷方式时，直接循环播放演示文稿，直至按下"Esc"键。
40. 设置锁定密码（/K）
　　如果需要循环播放演示文稿，又不能保证随时有人看守，为了防止他人按下"Ese"键终止播放，可使用/K开关。使用方法是：
　　a右击Ppview32.exe快捷方式，选择"属性"菜单项；
　　b单击"快捷方式"选项卡；
　　c在"目标"文本框中加入开关及需要播放的演示文稿，如：E：PPVIEW32.EXE /k /a、c:llkk.ppt（开关间以空格相隔）。
　　d确定。
　　现在，当双击Ppview32.exe的快捷方式时，弹出对话窗，请用户输入密码及确认密码，输入并确定后，开始循环播放演示文稿。当有人按下"Esc"键时，弹出对话窗，要求输入锁定密码，输入正确密码后退出播放，否则继续播放。

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37.PowerPoint 播放器启动开关的使用：
　　1. 演示文稿的自动播放；
　　a右击Ppview32.exe，选择"创建快捷方式"菜单项；
　　b右击所建的快捷方式，选择"属性"菜单项；
　　c单击"快捷方式"选项卡；
　　d在"目标"文本框中加入开关及需要播放的演示文稿，如：C：PPVIEW32.EXE /a、c:llkk.ppt、c:llqq.ppt。若需要播放的演示文稿有多个，可继续在末尾添加（以空格相隔）。
　　e确定。
　　现在，当双击Ppview32.exe的快捷方式时，不再弹出对话窗，而是直接播放演示文稿。
38. 设置幻灯片的播放范围
　　一个演示文稿可能由多个部分组成，如：一些教学文档，可能由初级、中级和高级组成。如何针对某一程度的用户来定义播放内容呢？这就要用到开关。使用方法是：
　　a右击Ppview32.exe快捷方式，选择"属性"菜单项；
　　b单击"快捷方式"选项卡；
　　c在"目标"文本框中加入开关及需要播放的演示文稿，如：E：PPVIEW32.EXE /r=3－6/a c：llkk.ppt（开关间以空格相隔）。
　　d确定。
　　现在，当双击Ppview32.exe的快捷方式时，直接播放演示文稿的第3－第6张幻灯片。
　　3. 在窗口中播放演示文稿（/W）
　　当参观者被某个演示文稿所介绍的内容所吸引时，可单击"最大化"按钮，以便仔细观看。这种方法非常适用于产品的介绍。这种多窗口显示多演示文稿的实现要靠启动开关/W，使用/W开关的具体方法是：
　　a右击Ppview32.exe快捷方式，选择"属性"菜单项；
　　b单击"快捷方式"选项卡；
　　c在"目标"文本框中加入开关及需要播放的演示文稿，如：E：PPVIEW32.EXE /w /a、c:llkk.ppt（开关间以空格相隔）。
　　d确定。
　　现在，当双击Ppview32.exe的快捷方式时，直接在窗口中播放演示文稿，可用"最大化"、"最小化"及"退出"按钮控制播放窗口。
　　若要实现图1所示的播放方式，则：
　　a创建批处理文件（如：ppt。bat）；
　　b在批处理文件中输入以下内容：
　　call c：PPVIEW32.EXE /l /w /a c：llw.ppt
　　call c：PPVIEW32.EXE /l /w /a c：llp.ppt
　　call c：PPVIEW32.EXE /l /w /a c：lle.ppt
　　call c：PPVIEW32.EXE /l /w /a c：lla.ppt
　　c右击批处理文件ppt.bat，选择"属性"菜单项；
　　d单击"程序"选项卡；
　　e在"运行"组合框中选择"最小化"选项；
　　f选中"退出时关闭"，确定。
　　现在，运行批处理文件ppt.bat会出现四个播放窗口。将其他程序的窗口关闭后，右击任务栏，选择"横向平铺窗口"即可。

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35.快速将PowerPoint幻灯片转换为图片
要将PowerPoint文件中的某一个幻灯片添加到图形编辑软件中去，通过PowerPoint的普通编辑窗口“全选→复制”后再粘贴的办法是无法实现的，因为这样的转换办法在其他软件中不能将背景即母板图像粘贴过来。解决的办法有三种：
1.通过普通视图
如果你的普通视图默认效果包括了缩略图，直接用右键点击要转换幻灯片的缩略图，在快捷菜单中选择“复制”，然后打开图形编辑软件粘贴即可。
2.通过备注页视图
如果你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过备注页视图来转换。先通过滚动条在编辑窗口中显示要转换的幻灯片，然后点击“视图”菜单下的“备注页”，在备注页视图中选中该幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可。
3.通过幻灯片浏览视图
如果要转换多幅幻灯片，而且你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过灯片浏览视图来转换。点击“视图”菜单下的“幻灯片浏览”，在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可，多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。
36.播放及连续播放演示文稿的方法
　　用PowerPoint播放器播放演示文稿的方法是：
　　a在Windows资源管理器中找到Ppview32.exe，并双击；
　　b选择要放映的演示文稿（解包后的），然后选择其他所需的选项；
　　c单击"放映"。
　　在使用PowerPoint播放器时，有时会希望能够连续播放多个演示文稿，这就要用到播放列表（＊.lst）。首先，创建播放列表：
　　a在任何字处理程序中打开新的空文档；
　　b在文档中输入要放映的演示文稿文件名（如：kk.ppt），如果要放映多个演示文稿，请在每行键入一个文件名。
　　c将文档存成文本文件，扩展名为.lst，并与它列出的演示文稿放在相同文件夹中。
　　注：在保存＊.lst文件时，请在"文件名"文本框中输入："文件名.lst"（带引号）。
　　运行播放列表的方法是：
　　a在Windows资源管理器中找到Ppview32.exe，并双击；
　　b选择要放映的播放列表，然后选择其他所需的选项；
　　c单击"放映"。
　  使用技巧
　　在使用PowerPoint播放器的过程中，用户也许会产生两点疑问：
　　a双击Ppview32.exe，总会弹出PowerPoint播放器对话窗，它要求用户选择要播放的演示文稿或播放列表，并设置一些选项。可是如何隐去PowerPoint播放器对话窗，直接播放所需的一个或多个演示文稿呢？
　　b脱离了PowerPoint环境，该如何控制幻灯片的播放呢？如：怎样设置幻灯片的循环播放；怎样为播放设置锁定口令等。

有容乃大

33.PowerPoint播放器的使用与技巧
现在有多种演示文稿传播的方式，PowerPoint播放器程序（ppview32.exe）就是其中的一种，由于它允许用户脱离PowerPoint环境来运行幻灯片放映，因此很受使用者的青睐。播放器程序和PowerPoint一起提供，位于CD－ROM盘的Office文件夹内。
笔者在使用PowerPoint播放器的过程中总结了一些心得，供参考：　　
一、打包与解包
　　在使用PowerPoint播放器时，经常要用到PowerPoint的"打包"功能。而且PowerPoint播放器也只能用来播放"解包"后的演示文稿。"打包"功能用于压缩演示文稿（包括所有链接的文档和多媒体文件），帮助用户轻松地复制到U盘上以便携带，或送给其他人。"打包"及"解包"的过程是：
　　打包过程（在PowerPoint中进行）：
　　a单击"文件/打包"菜单项；
　　b选择需要打包的演示文稿；
　　c依"打包"向导的步骤完成打包任务。
　　如果用于演示的计算机中没有安装PowerPoint及其播放器，可将播放器一同打包。
　　解包过程：
　　a插入复制演示文稿的U盘。
　　b在Windows资源管理器中找到U盘所在的驱动器，然后双击。
　　c输入演示文稿解包后的所处路径，确定。
34.多重方法实现淡入淡出效果
在多媒体作品的制作过程中，滚动字幕是一种经常要用到的显示效果。在显示大段的文字、片尾的呈现等处，经常会见到这种效果的踪影。而淡入淡出效果更是被经常采用。其
实，在我们常用的多媒体制作平台上，这种效果并不难制作。
启动PowerPoint XP，新建一个幻灯片，点击“绘图”工具栏上“矩形”工具，在当前幻灯片上画一个大的矩形（如果看不到“绘图”工具栏，请点击菜单命令[查看]→[工具栏]→[绘图]）。选中这个矩形框，双击打开“设置自选图形格式”对话框。点击“颜色和线条”选项卡，在“线条”项目中点击“颜色”下拉按钮，在弹出的颜色设置列表中，点击“无线条颜色”，清除此矩形的边框颜色。
点击“填充”项目的“颜色”下拉按钮，在打开的填充下拉列表中，选择“填充效果”命令。打开“填充效果”对话框。点击其中的“渐变”选项卡，并选中“双色”单选项。
点击“颜色1”下拉按钮，选取一种与背景颜色相近的颜色，下面的“颜色2”就用“白色”好了。在“透明度”项目中，拖动第二个调节杆到100%处。其他的设置就用默认的好了。点击[确定]按钮完成此矩形框的设置。
此时，如果颜色选的好的话，那么此矩形框会“融入”到背景中，几乎看不到。不过，我们还得再次选中它（不会不记得把它放到哪里了吧
点击右键，在弹出的快捷菜单中选择[复制]按钮，并再次击右键，选中[粘贴]按钮，得到一个完全相同的矩形框。选中新复制的矩形框，将鼠标移到矩形框上方的“旋转控点”，按下鼠标，则鼠标会变成四个旋转的箭头。拖动鼠标，将此矩形框旋转180度，完成矩形框垂直方向的翻转，松开鼠标。选中旋转好的矩形框，将其移动到合适的位置。
点击“绘图”工具栏上的“文本框”，在幻灯片上单击，输入必要的文字，设置好格式。选中这个文本框，点击[绘图]→[叠放次序]→[置于底层]。
好了，现在可以把文本框移到那两个矩形框的上部。选中文本框，点击右键，选中“自定义动画”，然后在“自定义动画”任务窗格中点击[添加效果]→[进入]→[缓慢进入]